Slik behandler vi avvik i skoleskyssen

De aller fleste turene i løpet av et skoleår går helt etter planen. Hvis det oppstår en uønsket situasjon eller hendelse, er dette et avvik.

Hvem har ansvar for hva?

• Skolen. Har kontakt med elever, foresatt og ØKT. Skolen håndterer også praktiske oppgaver som utdeling av elevkort.
• ØKT (Østfold kollektivtrafikk). Har ansvar for planlegging og organisering av skoleskyssen. ØKT fatter vedtak om skoleskyss for hver elev og bestiller turene fra operatørene.
• Operatøren. Gjennomfører skoleskyssen i henhold til kontrakten med ØKT. Det finnes ulike operatører i Østfold, og i noen områder er det flere operatører.
  
  

Hva er et avvik?

Et avvik er enhver situasjon som hindrer trygg og forsvarlig transport til eller fra skolen. Eksempler på avvik:

• Forsinkelser og innstillinger. Turen starter for sent, blir forsinket, ikke kommer, eller går for tidlig.
• Sjåføradferd. Beslutninger eller oppførsel fra sjåføren som påvirker elevene.
• Materiell. Feil eller mangler på buss eller drosje, som defekte belter, ramåer eller annet sikkerhetsutstyr.
• Trafikkhendelser. Ulykker, kollisjoner, bråbremsing og lignende.
  
  

Slik meldes et avvik

Avvik meldes normalt av enten skolen, ØKT eller operatøren selv. Når det oppstår et avvik i skoleskyssen til en elev, skal det alltid meldes gjennom skolen først. Skolen tar deretter saken videre til ØKT, og vi setter igang vår avvikshåndtering:

1. Avviket loggføres i vårt system.
2. Vi innhenter mer innformasjon fra skolen og operatøren.
3. Operatøren innhenter informasjon og svarer ØKT.
4. ØKT svarer skolen, som gir informasjonen videre til de foresatte.
   
   

Slik løser og lukker vi avvikene

Å registrere et avvik er første steg mot forbedring. Vi har rutiner som sikrer at avvik blir løst og lukket, slik at de ikke oppstår igjen.

• Enkeltavvik. Dette er enkelthendelser som ikke skyldes feil på systemer eller rutiner. Det kan være forhold utenfor ØKTs- eller operatørens kontroll, men det kan også skyldes uoppmerksomhet eller uaktsomhet hos sjåføren.
• Gjentagende avvik. Hvis samme type avvik oppstår flere ganger innenfor et tidsrom er det et gjentagende avvik. Da er det ofte et tegn på at det er rutiner eller systemer som ikke virker godt nok.

Løsning av enkeltavvik gjøres som regel direkte mellom ØKT og operatøren. I de tilfellene hvor avviket skyldes sjåføradferd, er det en personalsak mellom operatøren som arbeidsgiver og sjåføren som ansatt. ØKT blir orientert om utfallet, og lukker deretter saken.

Når vi ser at et lukket avvik igjen blir meldt inn, vil vi be operatøren om en tiltaksplan. Denne forespørselen gir vi som regel i forbindelse med et kontraktsmøte. Kontraktsmøter med operatørene gjennomføres en gang i måneden. Tiltaksplanen skal beskrive konkret hvordan operatøren vil løse og lukke avvikene, og innenfor hvilket tidsrom. ØKT følger opp tiltaksplanen helt frem til ønsket resultat er oppnådd.

Får jeg tilbakemelding om et avvik jeg har meldt inn?

I utgangspunktet ikke. Men det kan være tilfeller hvor det er naturlig at flere parter jobber ekstra tett sammen.

Hva hvis tiltaksplanen ikke virker?

De fleste avvikene løses gjennom daglig drift og eventuelle tiltaksplaner. Men kontrakten mellom ØKT og operatøren gir også rom for å gi gebyr. Skoleskyssen har den høyeste prioriteringen i gjennomføringen av kollektivtrafikken, og det er derfor ganske sjeldent at gebyrer benyttes her. Men vi har det som et virkemiddel, og benytter det når vi må.